Akute Projektschmerzen? Dein Fahrplan zum modularen PMO-Aufbau

Ein PMO (Project Management Office) aufzubauen, ist eine großartige Herausforderung, die sich mit Herzblut, einem klaren Plan und einer strukturierten Vorgehensweise meistern lässt. Dieser Artikel zeigt Dir, wie Du die akuten Projektschmerzen Deiner Organisation als Chance nutzen kannst, um ein nachhaltiges und modulares PMO aufzubauen.

Die Ausgangslage: Projektschmerzen identifizieren und angehen

Bevor Du mit dem PMO-Aufbau startest, ist es entscheidend, die aktuellen Projektschmerzen zu verstehen. Sind es in Deiner Organisation vielleicht undefinierte Ziele und Anforderungen in den Projekten, fehlen Ressourcen, gibt es häufig eingetretene Risiken oder führt ihr vielleicht häufig Kämpfe wegen unklarer Verantwortlichkeiten und Rollen? Projektschmerzen treten in jeder Organisation auf. Ihnen zu begegnen bedeutet, Fragen stellen, zuhören und die Herausforderungen der Projektleitungen, Lenkungsgruppenmitglieder, Projektakteur:innen, Auftraggebenden und der Linie verstehen. Was sind die drängendsten Probleme bei der Projektarbeit? Diese gilt es anzupacken, um Vertrauen aufzubauen und kluge Lösungen zu entwickeln.

Der modulare Aufbau: Schritt für Schritt zum erfolgreichen PMO

1. Ermittlung der Projektaktivitäten Starte mit einer Bestandsaufnahme der Projektaktivitäten in Deiner Organisation. Welche Projektarten gibt es? Wie viele Projekte laufen aktuell mit welchem Volumen und wo sind diese organisatorisch verortet? Diese Informationen sind hilfreich, um den weiteren Aufbau zu planen.
2. Kundenbedarfe identifizieren Verstehe die Bedürfnisse Deiner PMO-Kunden. Führe Interviews, Umfragen oder Workshops durch, um herauszufinden, wo der Schuh drückt und was sie benötigen, um ihre Projekte erfolgreicher zu gestalten. Deine frühe Kundenorientierung bildet die Basis für ein effektives PMO.
3. Bestimmung des Reifegrades der Organisation Nutze eines der Reifegradmodelle (z.B. das IPMA Delta (International Project Management Association Delta Model), um den aktuellen Stand des Projektmanagements in Deiner Organisation zu bewerten. Definiere klare Ziele und entwickle Maßnahmen, um dorthin zu gelangen, wo Du hinkommen willst, und nachhaltige Strukturen in der Organisation aufzubauen.
4. Ressourcen definieren Identifiziere die vorhandenen Ressourcen wie Personal, Tools und Technologien sowie die benötigten Ressourcen. Nur so kannst du sicherstellen, dass das PMO optimal aufgestellt ist, um seine Aufgaben zu erfüllen.
5. PMO-Leistungen konfigurieren Das PMO-Haus bietet Dir eine Orientierung über die möglichen Leistungen eines PMOs. Definiere anhand der identifizierten Bedarfe und definierten Ressourcen die wichtigsten Basisleistungen, mit denen Du starten möchtest. Später kannst Du diese Stück für Stück an den jeweils aktuellen Bedürfnissen der Organisation weiterentwickeln und zusätzliche Leistungen aufbauen.
6. Auftrag vereinbaren Kläre den initialen PMO-Aufbau wie ein eigenes Projekt: Definiere Ziele, Ressourcen, Schritte und vereinbare diese mit Deinem Auftraggebenden klar und verbindlich. Dadurch schaffst Du Transparenz und Sicherheit für alle Beteiligten.

Akzeptanz schaffen – wie das PMO zum unverzichtbaren Partner wird

Ein erfolgreiches PMO lebt von der Akzeptanz seiner Organisation. Daher ist es wichtig, frühzeitig die Projektleitungen und PMO-Kunden schon in der PMO-Leistungskonfiguration einzubeziehen. Durch darauf aufsetzende kluge Marketingmaßnahmen und den Aufbau einer starken PM-Community kannst Du Dein PMO als unverzichtbaren Partner positionieren und seinen Mehrwert für die Organisation deutlich machen.

Mit dem Rückenwind Deines Managements und dem formalen „Go“ aus dem PMO-Auftrag kannst Du direkt mit dem Aufbau des PMOs starten und dafür sorgen, dass das Personal qualifiziert ist, um die definierten Leistungen zu erbringen. Schnelle Reaktionszeiten und hohe Servicequalität sind entscheidend, um die Akzeptanz innerhalb der Organisation zu steigern.

Fazit

Projektschmerzen sind nicht nur Hindernisse, sondern bieten auch die Chance, ein effektives PMO aufzubauen, das langfristig zum Erfolg der Organisation beiträgt. Mit einer modularen und strukturierten Herangehensweise kannst Du Schritt für Schritt ein PMO entwickeln, das nicht nur Probleme löst, sondern auch die Projektkultur nachhaltig verbessert. Nutze diese Chance, um mit Engagement und einer klaren Vision das PMO als Herzstück erfolgreicher Projekte zu etablieren.