Unsere Lernreise zu LA Governance und LA Weiterbildung

Ein Erfahrungsbericht der SBB Markt- und Produktion Personenverkehr

Im Jahr 2013 haben wir bei der SBB begonnen, uns intensiv mit der Thematik der Lenkungsausschüsse (LA) zu beschäftigen. Während unserer Arbeit stellten wir fest, dass die Rolle des LA-Mitglieds bei einigen Kadern unklar war. Aussagen wie „Mein Chef hat mich hierhin delegiert. Doch was sind eigentlich meine Aufgaben in diesem Gremium?“ verdeutlichten diese Unsicherheit.

Der erste Schritt

Doch damals war die Fachliteratur zum Thema Lenkungsausschuss äusserst spärlich, was uns dazu veranlasste, einen bewussten und innovativen Schritt zu gehen: Wir entwickelten unseren eigenen Kurs. Der erste Kurs erstreckte sich über vier Stunden und beinhaltete unter anderem eine Übung, bei der die Teilnehmenden eine LA-Sitzung nachspielten. Diese Übung offenbarte viele „schlechte“ sowie einige erwünschte Formen der Zusammenarbeit und wurde von den Mitwirkenden sehr gut aufgenommen. Insgesamt nahmen 227 Personen an 26 Kursen teil und bewerteten diese mit Schulnoten, die in der Schweiz über 5 lagen (entspricht in Deutschland «unter 2»).

Als Ergänzung veröffentlichten wir 2014 den ersten LA Guide, der 2019 grundlegend überarbeitet wurde und ab dann Flexibilität von klassisch bis agil ermöglichte. Der LA Guide ist heute in der Firma gut bekannt und wird genutzt.

Ein Meilenstein unserer Reise war die Veröffentlichung des ersten Fachartikels über unsere Erfahrungen sowie mehrere Auftritte am PM Forum in Nürnberg: Kompetenter Lenkungsausschuss – vom Traum zur Wirklichkeit im 2018, gefolgt von Pimp your Sponsor! Qualifizierungsangebote für Projektauftraggeber und LA-Mitglieder im 2019.

Ein weiterer Aspekt unserer LA Governance ist, dass sich jeder Geschäftsbereich eine eigene Governance geben sollte. Beispielsweise raten wir, dass keine Person in mehr als zehn Lenkungsausschüssen sitzen sollte.

Anpassungen an sich ändernde Anforderungen

Nach sechs Jahren war es an der Zeit, unseren Kurs zu modernisieren und an die unterschiedlichen Bedürfnisse anzupassen. So entstand die 2. Generation unserer Weiterbildung, die auf vielen Inputs aus der Fachgruppe PM goes Boardroom basierte. Der Kurs wurde in die Module Overview und Execute unterteilt, da dies eine von den Teilnehmenden gewünschte kürzere Kursdauer ermöglichte. Der Pilot endete 2019 und der Rollout startete mit viel Zuversicht 2020. Diese Zuversicht wurde jedoch schnell durch die wechselnden Corona-Restriktionen stark ausgebremst. Trotz recht guten Feedbacks, konnten viele geplante Präsenzschulungen nicht stattfinden.

Die 3. und aktuelle Generation unserer LA-Weiterbildung berücksichtigt nun veränderte Gewohnheiten und Erwartungen, wie Homeoffice und Teams. Der Kern dieses neuen Kurses besteht darin, alles, was sinnvoll und möglich ist, über eLearning anzubieten. Für den Praxisteil setzen wir künftig auf regelmässige, jedoch freiwillige Community-Anlässe. Der Start des Piloten ist für 2025 geplant. Eine LA-Community mit eigenem Teams-Kanal und jährlich mindestens einem Präsenzanlass soll gegründet werden, um den Austausch und die Weiterbildung weiter zu fördern. Wichtig scheint uns, dass wir wie bei der 1. LA Schulungsgeneration die «LA Schwergewichte» (sehr erfahrene und respektierte LA Mitglieder) und die Geschäftsleitung (D & A: Vorstand) wieder stärker einbinden.

Fazit und Ausblick

Eine wichtige Erkenntnis aus den letzten zehn Jahren ist, dass die Firma nun weiss, dass Lenkungsausschüsse erfolgskritisch für ein Projekt sind. Führungspersonen, die eine grosse Linienorganisation leiten, sind nicht automatisch „Projektmenschen“ und müssen auf diese neue Anforderung geschult werden. Mittlere und Top-Kader lassen sich jedoch nur schwer für Schulungen begeistern. Daher ist es wichtig, dass die Geschäftsleitung (D & A: Vorstand) den Kurs selbst besucht und ihn für alle LA-Mitglieder als verbindlich erklärt. Spielerische Elemente, wie die gespielte LA-Sitzung in der 1. Generation oder der „Zauberstab“ in der 2. Generation, bringen Spass und erhöhen den Lerneffekt.

Unser Ziel ist es nach wie vor, dass die Lenkungsausschüsse „wach“ und „aktiv“ agieren, was den LAs von unseren Projektleitenden durchaus attestiert wird. Wir sind gespannt auf die nächsten Schritte unserer Lernreise und freuen uns darauf, unsere Erfahrungen weiterhin zu teilen und uns zu verbessern.