Lenkungsausschüsse professionalisieren: Erkenntnisse aus der PMO-Praxis

Lenkungsausschüsse sind zentrale Steuerungsinstanzen für erfolgreiche Projekte – und zugleich häufig Orte von Frust, vertagten Entscheidungen, unklaren Rollen, uneinheitlichen Berichten und ineffizienter Ressourcennutzung. Beim 16. PM Symposium an der FH des BFI Wien widmete sich ein Workshop mit rund 80 Teilnehmenden genau diesem Spannungsfeld – und lieferte eine Reihe von Erkenntnissen, die weit über den Veranstaltungstag hinaus relevant bleiben. Im Zentrum stand das PMO Executive Kit, ein kostenloses Instrumentarium der tri-nationalen Fachgruppe „PM goes Boardroom". Es unterstützt PMOs dabei, ihre Leistungen für Projektauftraggebende und Lenkungsausschüsse systematisch auszubauen. 

Typische Projektschmerzen im Management 

Über Branchen und Organisationsformen hinweg wiederholen sich bestimmte Muster, wenn Lenkungsausschüsse nicht funktionieren: 

• Micromanagement, ineffiziente Entscheidungsfindung und fehlende Nachverfolgung von Meilensteinen 
• Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten, wechselnde Besetzungen sowie fehlende oder unklare Geschäftsordnungen 
• Uneinheitliche Berichtsformate, diffuse Transparenz-Erwartungen und falsche Annahmen darüber, was ein Lenkungsausschuss leisten soll 
• Zu wenig Zeit und zu wenige Angebote für PM-Weiterbildung im Management 

Diese Symptome sind meist kein individuelles Fehlverhalten Einzelner, sondern deuten auf strukturelle Lücken in der Governance hin. 

PMO-Typen und ihre Wirkung auf den Lenkungsausschuss 

Ein hilfreicher Reflexionsansatz aus dem Workshop: PMOs ließen sich grob in Typen wie Berichts-Meister, Steuerer, Service-Agent, Feuerwehr oder Influencer einordnen. Welcher Typ in einer Organisation dominiert, prägt maßgeblich, wie das PMO mit dem Lenkungsausschuss zusammenarbeitet – und wo die Grenzen dieser Zusammenarbeit liegen. Eine ehrliche Standortbestimmung lohnt sich: Welche PMO-Leistungen sind bereits vorhanden, wo gibt es Lücken, und passt die eigene Ausrichtung – stärker Strategie & Controlling oder stärker Beratung & Service – überhaupt zu den Anforderungen des Lenkungsausschusses? 

Stolpersteine und Erfolgsfaktoren für bessere Governance 

Aus der Workshop-Diskussion lassen sich einige wiederkehrende Erfolgsfaktoren ableiten: 

• Klare, verbindliche Geschäftsordnungen statt impliziter Erwartungen 
• Kompetente Moderation von LA-Kickoffs und Statussitzungen 
• Onboarding und Coaching für neue wie bestehende Lenkungsausschuss-Mitglieder 
• Die "Flughöhe" von Berichten und Informationen konsequent auf die Zielgruppe Lenkungsausschuss abstimmen 
• Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess statt einmaliger Optimierung 

Gerade heterogen zusammengesetzte und häufig wechselnde Gremien profitieren davon, wenn diese Punkte nicht dem Zufall überlassen, sondern aktiv gestaltet werden. 

Praxis-Tipps für den Projektlebenszyklus 

Besonders wirksam zeigen sich Governance-Maßnahmen früh im Projektverlauf: Ein strukturierter Pre-Check von Projektanträgen als Quality-Gate in der Initialisierungsphase verhindert viele spätere Probleme im Lenkungsausschuss. Ergänzend dazu helfen systematische Lessons Learned und eine Nachbewertung (Post-Check), aus abgeschlossenen Projekten auch auf der Ebene der Lenkungsausschüsse tatsächlich zu lernen. Auch das persönliche Onboarding neuer Auftraggebender zahlt sich langfristig aus. 

Fazit 

Die Diskussionen zeigen: PMOs sind Keyplayer für den Projekterfolg – gerade weil sie Lenkungsausschüsse professionalisieren können, wenn sie die passenden Werkzeuge und eine klare Rollenauffassung mitbringen. Wer eigene Governance-Strukturen weiterentwickeln möchte, findet im PMO Executive Kit einen konkreten Ausgangspunkt mit seinen 17 praxisorientierten Bausteinen .