Benchmark your project governance!

Wie werden Rollen in der Projekt Governance wie Projektauftraggeber oder Lenkungsausschuss in Ihrer Organisation gelebt? Wenn Sie sich auch schon einmal gefragt haben, wie Ihre Organisation im Vergleich zu anderen in Bezug auf Project Governance da steht, dann ist das im folgenden vorgestellte Tool zur Selbsteinschätzung der Projekt- und Programm-Governance-Strukturen in Ihrem Unternehmen ein gutes Werkzeug.

Das Tool ist über einen öffentlichen Link (siehe unten) erreichbar und die Eingabe dauert ca. 10 Minuten. Damit soll Anwendern Rückmeldung gegeben werden über die Reife einer Organisation in Bezug darauf, wie Projekt- Governance-Rollen dort gelebt werden. Das Benchmark-Tool richtet sich damit vorwiegend an PM Offices, PM-Prozessverantwortliche und andere Personen, denen die Projektorientierung ihrer Organisation ein Anliegen ist. Sie können damit den Reifegrad ihrer Organisation diesbezüglich mit anderen Organisationen vergleichen und Entwicklungsfelder ausmachen.

Die Aspekte, unter denen Projekt-Governance-Rollen beleuchtet werden, teilen sich bei diesem Werkzeug in vier Dimensionen ein:

1. Organisatorische Rahmenbedingungen
2. Zusammenarbeit im Lenkungsausschuss
3. Beziehung zum Projekt
4. Beziehung zur Stammorganisation

In der Dimension „Organisatorische Rahmenbedingungen“ werden Fragen dazu gestellt, ob für die Projekte der Organisation die Rollen von Projektauftraggeber und Lenkungsausschuss überhaupt definiert sind, inwieweit deren Einsetzung geregelt ist und diese Regelungen eingehalten und kontrolliert werden.

Die „Zusammenarbeit im Lenkungsausschuss“ behandelt Fragen zu den Aufgaben, Befugnissen, Verantwortlichkeiten und den Entscheidungsprozessen innerhalb von Lenkungsausschüssen. Dazu gehört auch die Frage, inwiefern relevante Stakeholdergruppen in Lenkungsausschüssen vertreten sind. Werden Sitzungen abgehalten und wie häufig finden diese statt bzw. sind Frequenz und Dauer angemessen für die Projekte? Ebenso gehört das Klima der Zusammenarbeit dazu.

In der dritten Dimension „Beziehung zum Projekt“ geht es darum, wie die Governance-Rollen gegenüber den Projekten gelebt werden. Typische Fragen in diesem Kontext, die von Projekten häufig als Problem beklagt werden, sind unklare Prioritäten, verschleppte oder nicht zügig und verbindlich umgesetzte Entscheidungen.  

Last but not least geht es um die „Beziehung zur Stammorganisation“: Wie werden Rollen in der Projekt-Governance gegenüber der Organisation gelebt, wie werden sie von der restlichen Organisation gesehen und auch in die Verantwortung genommen?

Ein beispielhaftes Ergebnis für eine fiktive Organisation ist in der folgenden Abbildung dargestellt:

Abb. 1: Ergebnis Benchmark-Tool mit Vergleichs-Option (fiktives Beispiel)

Für jede der vier Dimensionen ist der Reifegrad (Score) der Organisation, für die die Antworten eingegeben wurden, als Prozentwert wiedergegeben, und als Vergleichszahl bzw. Benchmark der Mittelwert der bislang erfassten Organisationen. Hier ist nun auch der Punkt der Entscheidung gekommen: Sollen die eigenen Werte in die Datenbank und die darauf basierende Mittelwertbildung einfließen oder nicht? Dies kann am Ende der Eingabe in das Benchmark-Tool der Anwendende selbst entscheiden.

Keine Organisation der Praxis erreicht in allen Dimensionen den Maximalwert, und dies ist keineswegs als mangelnde Perfektion zu sehen, sondern als eine Managemententscheidung über die Ausprägung ihrer Project Governance, die von Organisation zu Organisation anders ausfallen kann. Solange keine 100% in allen vier Dimensionen erreicht sind, gäbe es noch  Verbesserungspotential bzw. Entwicklungsfelder für die fragliche Organisation.

Insgesamt bietet das Tool eine schnelle und auf Expertenwissen basierende Einschätzung, wie es um die Project Governance einer Organisation bestellt ist. Benchmark your project governance – give and take – und für Fragen dazu steht die Fachgruppe „PM goes Boardroom“ der deutschsprachigen Projektmanagement-Gesellschaften zur Verfügung, in der dieses Tool entwickelt worden ist.