Vergessen Sie beim Kaffee nicht das Lenken!

Ein Lenkungsausschuss zur Projektsteuerung trifft sich regelmäßig, aber keiner ist verantwortlich für Ergebnisse und Nutzen, die das Projekt erbringen soll… keine Letztentscheidungskompetenz ist definiert. Kennen Sie das aus Ihrer Organisation? Halten Sie das für zielführend?

In einer explorativen Studie zu Rollen in der Projekt Governance, die die Fachgruppe PM goes Boardroom der drei deutschsprachigen Projektmanagement-Gesellschaften durchgeführt hat, deuten die Ergebnisse darauf hin, dass insbesondere bei internen Projekten Verbesserungspotential besteht in Bezug auf die Projekt Governance.

Im Unterschied zu externen Projekten scheint man hier schon einmal die „Zügel schleifen“ zu lassen und sich an manchen Stellen nicht so genau festlegen zu wollen. Hier ist ein Blick auf einige der Ergebnisse aus der Studie:

An der Befragung haben Teilnehmer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz Auskunft über die Governance in Projekten, Programmen oder Portfolios gegeben. 144 Antworten sind in die Auswertung eingeflossen, dabei wurde vor allem (106 mal) über Projekte berichtet, 36 mal über Programme und 2 Antworten bezogen sich auf Portfolios. Die meisten  (69%) der betrachteten Projekte und Programm wurde als organisationsintern tituliert, etwas weniger als ein Drittel der Projekte wurde für Externe (Kunden) durchgeführt. Inhaltlich dominieren IKT- und Organisationsprojekte, von denen der größte Anteil interne Projekte sind. Bei den nicht so häufig vertretenen Produktentwicklungs-/Innovationsprojekten und bei den Projekten im Bau/Anlagenbau dominieren die externen Projekte.Diese eher zufällige Verteilung der Projektarten entspricht zwar keiner streng repräsentativen Stichprobe des deutschen Sprachraums, doch decken sich zentrale Studienergebnisse durchaus mit den Erfahrungen der Fachgruppen Mitglieder. Ein ausführlicher Ergebnisbericht zu der angesprochenen Studie ist am Ende dieses Artikels verlinkt.

Gute Nachrichten: In fast allen Vorhaben sind Projektauftraggeber und Lenkungsausschuss definiert und halten auch regelmäßig Sitzungen ab.

Zu 64 Projekten enthielten die Antworten auch Aussagen zur Aufgabenverteilung im Lenkungsausschuss, aus der auch die in der folgenden Abbildung dargestellten Aussagen entstammen.

Es fällt auf, dass

• in jedem vierten LA eines internen Projekts oder Programms niemand für die Leistung, den Nutzen oder den Business Case verantwortlich ist, es herrscht «geteilte Verantwortungslosigkeit»,
• bei internen Projekten in der Hälfte der Fälle kein LA-Mitglied die Leitung der LA-Sitzungen übernimmt, und in fast einem Drittel der Fälle niemand eine dedizierte Letztentscheidungskompetenz im LA hat. Bei den externen Projekten sind diese Zahlen beide auch bei jeweils einem Drittel, also durchaus ähnlich.

Für externe Projekte lässt sich die „fehlende“ Leitungs- und Entscheidungskompetenz  durchaus damit erklären, dass in komplexen  Projektorganisationen unter vielen Beteiligten aus verschiedenen Organisationen eher partnerschaftlich zu Lösungen gefunden werden muss. In einer solchen Situation kann nicht über eine Hierarchie das Projektgeschehen bestimmt werden.

Bei internen Projekten hingegen drängt sich – kombiniert mit der fehlenden Verantwortung für entscheidende Randbedingungen – der Eindruck auf, dass versucht wird, sich nicht angreifbar zu machen durch Festlegungen und persönliche Verantwortlichkeiten so zu teilen, dass niemand zur Rechenschaft gezogen werden kann. Es treffen sich Interessensvertreter im Lenkungsausschuss, und Projektbeteiligte versuchen deren Interessen im Sinne des Projektes „zu zähmen“ - bei einer Tasse Kaffee.

Natürlich dürften für eine seriöse Einschätzung weitere Untersuchungen durchgeführt werden – aber vor unserem geistigen Auge taucht das Bild der Kaffeerunde, die ungemütliche Themen und Festlegungen meiden, für die nachher jemand zur Verantwortung gezogen werden kann.

Und das ist die schlechte Nachricht dabei: Die Chancen, die eine ausgeprägte Projekt Governance bietet für gute Projektarbeit, werden nicht genutzt.

Genauso, wie Verkehrsregeln das Lenken von Fahrzeugen einfacher und sicherer machen, können auch Regeln für das Lenken von Projekten helfen, Aufgaben und Verantwortung aller Beteiligten klarzustellen. Die ebenfalls von Experten der Fachgruppe auf Basis der Studienergebnisse erstellte Muster-Geschäftsordnung für Lenkungsausschüsse lässt sich einfach an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen und ist daher sofort einsatzfähig.

Lassen Sie sich durch Kaffee beleben und legen Sie auch in internen Projekten Wert auf gelebte Projekt Governance nach klaren Regeln!